De vrije ruimte in de werkkostenregeling bedraagt dit jaar 3% over de eerste € 400.000 loonsom per werkgever en 1,18% over het meerdere. Met de extra vrije ruimte hebt u meer ruimte om eventuele thuiswerkvergoedingen die niet onder de gerichte vrijstellingen vallen, onbelast te vergoeden.
Daarnaast kunt u onder voorwaarden bepaalde thuiswerkgerelateerde kosten onbelast vergoeden, zoals bijvoorbeeld arbovoorzieningen en noodzakelijke ICT-middelen. Bij arbovoorzieningen kunt u denken aan het faciliteren van een ergonomisch verantwoorde werkplek, waaronder een bureaustoel. Onder ICT-middelen valt bijvoorbeeld een noodzakelijke laptop en internet. Maar ook een mobiele telefoon kan onbelast worden vergoed, mits u het gebruik daarvan noodzakelijk acht. Eventueel is het mogelijk dat u een bijdrage voor privégebruik vraagt van uw werknemer.
Terug naar oude regeling
In 2022 geldt weer de oude regeling van vóór de coronacrisis. De vrije ruimte berekent u dan weer op 1,7% over de fiscale loonsom en 1,18% voor een loonsom vanaf € 400.000.
Voorkom eindheffing werkkostenregeling
In januari 2022 moet u beoordelen of u in 2021 de vrije ruimte hebt overschreden. Blijft het totale eindheffingsloon binnen de vrije ruimte, dan hoeft u geen eindheffing aan te geven en te betalen. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan betaalt u 80% eindheffing over het verschil tussen de vrije ruimte en het totale eindheffingsloon. De eindheffing geeft u aan in de tweede loonaangifte van 2022. U kunt de eindheffing voorkomen door tussentijds te controleren of u de vrije ruimte niet overschrijdt. Hebt u al in 2021 eindheffing betaald? Dan hebt u achteraf mogelijk te veel of te weinig eindheffing betaald. U corrigeert dit ook in de loonaangifte over het tweede tijdvak van 2022.
Aanwijzen in 2021
U komt alleen voor een vrijstelling binnen de vrije ruimte in aanmerking en u kunt alleen gebruikmaken van de gerichte vrijstelling als u de vergoeding of verstrekking aanwijst als eindheffingsbestanddeel. De Belastingdienst neemt gedurende het kalenderjaar aan dat zo’n aanwijzing heeft plaatsgevonden als de vergoeding of verstrekking niet tot het loon van de werknemer is gerekend. Ontdekt de Belastingdienst de aanwijzing buiten het kalenderjaar, dan zal de vergoeding of verstrekking worden beschouwd als belast loon van de werknemer. De gerichte vrijstellingen en de vrije ruimte zijn dan niet alsnog van toepassing.
Let op
Als u een vergoeding geeft of verstrekking doet aan uw werknemers waarbij u voldoet aan de voorwaarden van de betreffende gerichte vrijstelling, neemt de Belastingdienst aan dat u de vergoeding of verstrekking hebt aangewezen. Als u bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding betaalt van maximaal € 0,19 per kilometer, wordt dus aangenomen dat u de vergoeding hebt aangewezen. Vergoedt u meer dan € 0,19, dan moet u het meerdere wel expliciet aanwijzen.
MVO